話すのが苦手な人のためのプレゼンテーション資料作成(Google音声入力活用)

こんにちわ。ミーヤキャットです。

皆さんは人前で話すのは得意ですか？
私は苦手でした。
10年以上エンジニアをしていたので、話す相手もエンジニアが中心で
専門家ではない人に対して、嚙み砕いた分かりやすい説明をすることに苦手意識がありました。

現在はセミナー等で登壇する仕事も増えてきましたが、話すのが苦手な私がどうやって仕事しているのか気になりませんか？
今回は、話すのが苦手な私がどんな仕組みでプレゼンテーション資料を作成しているのか、活用しているITツールも含めてご紹介します。

私がセミナー等で使用するプレゼンテーション資料を作成する手順

1. 伝える相手、メッセージを決める
2. ストーリー、流れを決める
3. スライド単位にタイトルを決める
4. １スライド２分を目安に話す内容を決める
5. PowerPointでスライドを作成する
6. Googleドキュメントの音声入力を使いながら一回通す
7. スライド単位に話した内容をチェック、修正する
8. 持ち時間を意識して全体リハーサルを実施する

伝える相手、メッセージを決める

まずは、伝える相手と伝えるメッセージを決めます。
いきなりPowerPointといった「資料作成」から手を付けてしまうのは避けましょう。
資料作成から手を付けると、メッセージを受け取る人が理解できないレベルの内容になったり、もともと言いたかったこととは違う内容を重点的に説明してしまったり、といった失敗をしがちです。
はじめに伝える相手と伝えるメッセージを決めることで、自分の話したいことではなく、相手の聞きたいことを話すのだと制約条件を付けると考えましょう。

ストーリー、流れを決める

つぎに、メッセージを伝えるためのストーリー、流れを決めます。
会社でプレゼンテーションを行う場合だと前任者の作成した資料があると思いますが、それを流用するのは避けましょう。
「仕事をなめるな」「それでは勉強にならん」とお説教したいわけではなく、ストーリーや流れは流用が効かないことが多いからです。
例えば論理的な部長に報告するための資料であれば、定量データや客観的な考察が中心になっていると思いますが、
その資料を流用して熱意を評価する部長に報告しても「お前がどう考えているのかを聞きたい」と主観的な意見を求められるでしょう。

私は汎用的な型(フレームワーク)を選んで決めてしまいます。
よく使うのは問題解決型と課題達成型です。
問題解決型は「あなた(自社)には問題があるからこういう方法で解決しましょう」というストーリーです。
端的には言えば「ダメなことをなくしましょう」です。
例(サービス業)としては

1. 問題点の提示　－新規顧客のリーピート率が低下しているー
2. 問題点を示す根拠　－リピート率の推移を示すグラフー
3. 解決の方向性の提示　－新規顧客に対するアンケートの分析結果ー
4. 解決策１　－サービスレベル別の料金体制を作るー
5. 解決策２　－高価格、高サービス化し、満足度を高めるー
6. 私の考える最良の解決策

課題達成型は「あなた(自社)には達成すべき課題があります。だからこういう方法で達成しましょう」というストーリーです。
端的には言えば「イイところを創りましょう」です。
例(小売業)としては

1. 課題を設定するための情報提示　－女性をターゲットとした市場が拡大しているー
2. 課題の設定　－４０代女性のシェアを拡大するー
3. 達成の方向性の提示　－女性の入店率を拡大するー
4. 達成案１　－女性が入店しやすい店舗レイアウトに改装ー
5. 達成案２　－レディースデーを作るー
6. 私の考える最良の達成案

スライド単位にタイトルを決める

流れが決まったら、スライド単位にタイトルを決めていきます。
文章の場合は小見出しを付けていくイメージですね。
ここでのポイントは、１スライド、１メッセージにすることです。

１スライド２分を目安に話す内容を決める

スライドタイトルが決まったら、話す内容を決めます。
箇条書きで２つ、３つ書き出します。

私の場合、ここまでの作業は紙にペンで書いて行います。
アイデア出しや企画を練るときはPCに向かうよりもその方がはかどりますので、自分のやり方が決まっていない人は一度試してみてください。

PowerPointでスライドを作成する

つぎはスライドを作成します。
ここまでの手順を踏んでいれば、スライドを作成すること自体は単純作業であることが分かると思います。

Googleドキュメントの音声入力を使いながら一回通す

スライドが完成したら、実際に投影しながら通してみます。
その際にGoogleドキュメントの音声入力機能を使って、話した内容を文章化します。
手順としては

1. Google ChromeでGoogleのホームページにアクセスし、Googleアカウントでログインする
2. Googleのアプリケーションリストから、「ドキュメント」を選択する
3. 新しいドキュメントを作成し、ドキュメントの編集画面を開く
4. ツールメニューから音声入力を選択する
5. マイク経由で入力する

です。
Google Chromeじゃないと音声入力が有効にならないのが注意点ですね。

音声入力を使って話す内容を文章アkする狙いやメリットとしては

• 話す量が把握できる
• 手で入力するよりも入力スピードが速い
• 話す練習になる
• 文章化することで修正、校正ができる

があります。
まず話す量が把握できるについてですが、話すのが苦手な人はそもそも人と会話する機会が少ないので、どの程度話したら何分かかるかといった物差しがありません。
文章にすることで何文字くらい話すと何分かかるかを把握することができます。
また、文書化することを考えた時に、キーボード入力を行うよりも音声入力の方がスピードが速いです。
私の場合はキーボード入力は８０文字/分ですが、音声入力の場合は１２５文字/分です。
そして一番のメリットは話す練習になることです。
音声入力は分かりやすい日本語ではっきりと発声しないと認識してくれません。
これをデメリットと捉える人がいますが、むしろ逆です。
本来は相手が人間でもはっきり発声しないといけません。そして曖昧な日本語は使ってはいけません。
プレゼンテーションは相手に何かを伝えるために行うものですので、音声入力で認識されるように話すことが相手に伝わる話し方になるのです。

スライド単位に話した内容をチェック、修正する

最後は話す内容のチェックと修正です。
事前に設定したスライドごとに伝えるメッセージと話した内容がずれていないかどうか、
伝えたいメッセージ、キーワードは統一されているか、受け手にとって理解できる内容か、といったことをチェックし、修正します。

持ち時間を意識して全体リハーサルを実施する

最後に全体を通してリハーサルを行います。

まとめ

いかがでしたか？
今回は話すのが苦手な人がプレゼンテーションを資料しやすい手順やツールを紹介しました。
何から手を付けていいのかわからないという人は一度試してみてください。
慣れてくれば自分がやりやすい手順にアレンジしたくなってくるはずです。

それでは、またお会いしましょう。

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